Antes de remodelar la sede de su empresa, revise cinco cosas: el estado real del inmueble (estructura, cubierta, humedades), las redes eléctricas y de datos, la accesibilidad, si la obra necesita licencia y cómo va a seguir operando mientras se hace. Esas revisiones cuestan poco comparadas con descubrir los problemas con la obra empezada.
Una aclaración que evita confusiones: en el lenguaje común, adecuar es remodelar, pero en la norma de licencias la adecuación es el cambio de uso de una edificación. Convertir una casa de Tunja en oficinas es una adecuación en sentido legal y necesita licencia. Cambiar pisos y pintar una oficina que ya es oficina, no.
¿En qué estado está el inmueble?
Un buen diagnóstico mira lo que la pintura esconde: fisuras en muros y placas, asentamientos, filtraciones de cubierta, canales tapadas, humedad en muros y la edad de la estructura. Un edificio construido antes de la norma sismo resistente vigente puede necesitar una evaluación estructural, sobre todo si la remodelación va a abrir vanos, retirar muros o cargar más peso, como archivos pesados o equipos.
El resultado del diagnóstico es una lista de prioridades: lo que hay que arreglar sí o sí, lo que conviene aprovechar para hacer ahora y lo que puede esperar. Si el inmueble no es de la empresa, pacte por escrito con el propietario qué obras se pueden hacer, quién las paga y qué pasa con ellas al entregarlo.
¿Aguantan las redes eléctricas y de datos?
Es donde más fallan las sedes adaptadas en edificios viejos. Revise:
- Si el tablero tiene capacidad para la carga nueva y espacio para crecer.
- Si hay polo a tierra y circuitos separados para iluminación, tomas generales y equipos de cómputo.
- Si los equipos críticos necesitan circuito regulado y respaldo con UPS o planta.
- Dónde va el cuarto o el gabinete de comunicaciones, y si el cableado estructurado se va a certificar.
- Cobertura de la red inalámbrica, cámaras y control de acceso.
Toda instalación eléctrica nueva o reformada debe cumplir el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas (RETIE), cuya versión actual expidió el Ministerio de Minas y Energía en 2024. Pida que el diseño deje puntos de reserva: abrir muros recién pintados para un punto más sale caro.
¿Es accesible para todos?
Si su sede atiende público, la Ley 361 de 1997 y su reglamento (hoy compilado en el Decreto 1077 de 2015) exigen condiciones de accesibilidad también cuando se adecua o se modifica el edificio. En la práctica: una entrada sin escalones o con rampa, puertas y circulaciones donde quepa una silla de ruedas, al menos un baño accesible y señalización clara. Aunque no atienda público, esas condiciones sirven a sus empleados y visitantes.
A esto se suman las rutas de evacuación, la señalización y los equipos contra incendio. Los cuerpos de bomberos inspeccionan la seguridad humana y la prevención de incendios en edificaciones públicas y privadas (Ley 1575 de 2012, artículo 42, modificado por la Ley 1796 de 2016).
¿La obra necesita licencia?
| Lo que va a hacer | ¿Licencia? |
|---|---|
| Pintura, pisos, cielorrasos o cambio de redes, sin tocar estructura ni distribución | No: es reparación locativa |
| Mover o retirar muros, abrir vanos, cambiar la distribución | Sí, en modalidad de modificación |
| Cambiar el uso (de vivienda a oficinas, de bodega a local) | Sí, en modalidad de adecuación, si el uso del suelo lo permite |
| Agregar área, como un mezanine o un piso | Sí, en modalidad de ampliación |
Las modalidades están en el Decreto 1077 de 2015. Si el uso cambia, pida primero el concepto de uso del suelo a planeación municipal: hay zonas residenciales donde las oficinas no se permiten. Y si la sede está en un edificio en propiedad horizontal, revise el reglamento y obtenga las autorizaciones de la administración antes de diseñar.
¿Cómo seguir operando durante la obra?
Es lo que más preocupa a una empresa, y se resuelve con planeación:
- Obra por fases. Por pisos o por zonas, trasladando temporalmente a los equipos de trabajo. Cada fase se entrega terminada antes de abrir la siguiente.
- Horarios. Los trabajos ruidosos o con polvo, en horas o días sin atención. Cuestan más por recargos de mano de obra; a veces compensa, a veces no.
- Cortes programados. Energía, agua y datos se suspenden en ventanas acordadas con su área de tecnología, nunca por sorpresa.
- Aislamiento. Cerramientos contra el polvo, protección de equipos, aseo diario y rutas de evacuación siempre libres.
- Control de acceso. Quién del personal de obra entra, por dónde y en qué horario.
- Un responsable de cada lado. Una persona de la empresa y una del constructor que deciden en el día a día.
¿Qué experiencia tenemos en sedes?
En MARA Ltda hemos construido y adecuado sedes administrativas y operativas para entidades: la sede del Parque Nacional Natural Los Nevados en Manizales (2024–2025), que puede ver en su ficha del portafolio; obras en sedes del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses (2017); la adecuación de la sede administrativa del Parque Nacional Natural Sierra de La Macarena (2024) y la sede operativa de Isla Grande, en el Parque Nacional Natural Corales del Rosario y de San Bernardo (2025). Las mismas reglas valen para la sede de un colegio o de una clínica privada, donde la operación tampoco se puede detener. Lo que hacemos para empresas está en sedes, bodegas y locales.
Al terminar entregamos planos récord, con la ubicación de cada circuito y cada punto de red, manual de mantenimiento y actas. Lo explicamos en qué debe entregarle el constructor al terminar la obra. Y para que la sede se mantenga en buen estado después, vea mantenimiento locativo para empresas.
Preguntas frecuentes
¿Conviene adecuar la sede actual o trasladarse a otro inmueble?
Depende del diagnóstico. Si el inmueble tiene problemas estructurales, no admite la accesibilidad necesaria o el uso del suelo no permite oficinas, trasladarse puede salir más barato que adecuar. Compare el costo total de cada opción, incluido el tiempo de operación afectado.
¿Quién debe tramitar la licencia si el inmueble no es de la empresa?
La solicitud la presenta el propietario del inmueble o un apoderado con su autorización. Acuérdelo con el propietario antes de pagar diseños, porque sin su firma el trámite no avanza. Con ese poder, nosotros hacemos el trámite como apoderados.
¿Se puede hacer la obra solo de noche o los fines de semana?
Sí, pero la mano de obra cuesta más en esos horarios y el avance es más lento. Además, hay que respetar las reglas de ruido del municipio y del edificio. Suele convenir combinar: lo ruidoso fuera de horario y lo demás en jornada normal, con zonas aisladas.
¿Cuánto se demora adecuar una oficina?
Depende del área, de si requiere licencia y de cuántas fases exige la operación. Pida un cronograma que separe el diseño, el trámite y la obra, con fechas de entrega por zona para planear los traslados internos.