Al terminar, el constructor debe entregarle el acta de recibo con la lista de pendientes, los planos récord (cómo quedó construida la obra en realidad), el manual de uso y mantenimiento, los certificados de las instalaciones, las garantías de equipos y materiales, la póliza de estabilidad si se pactó y, al cierre, el acta de liquidación.
Esos papeles parecen trámite el día de la entrega y valen oro un año después, cuando aparece una humedad o hay que ampliar. En MARA entregamos planos récord, manual de mantenimiento y actas al terminar. Esto es lo que debería exigir, sea usted una familia, una empresa, un colegio o una clínica.
¿Qué son los planos récord y por qué importan?
Los planos de la licencia muestran lo que se aprobó; los planos récord muestran lo que se construyó. En toda obra hay cambios: un desagüe que se desvió para salvar una viga, un tablero eléctrico que cambió de pared, una ventana más grande. El plano récord deja registrado por dónde van de verdad tuberías, cables, cajas de inspección y redes enterradas.
Piense en una casa campestre: un año después aparece una fuga dentro de un muro del baño. Con plano récord, el plomero rompe donde es; sin él, rompe donde cree. En un colegio o una clínica pesa todavía más: quien vaya a ampliar dentro de diez años, con otro rector o con otra junta, necesita saber qué hay construido y por dónde pasan las redes.
¿Qué debe traer el manual de uso y mantenimiento?
Un manual útil no es un folleto genérico. Debe decir, sistema por sistema (cubierta, canales y bajantes, impermeabilizaciones, redes hidráulicas y sanitarias, instalaciones eléctricas, pinturas, carpintería, equipos como bombas o tanques), qué revisar, cada cuánto y qué no hacer: colgar cargas de la estructura sin consultar, perforar donde pasan tubos, tapar rejillas de ventilación.
También debe traer los datos de materiales y equipos instalados (marca, referencia, proveedor), para que una reparación dentro de unos años no empiece por adivinar. Cómo convertir el manual en una rutina con fechas lo explicamos en plan de mantenimiento de una edificación. Si el diseño se trabajó con un modelo digital, pida también ese archivo actualizado: es la versión más completa de los planos récord, como explicamos en metodología BIM para construir una casa.
¿Qué actas se firman al final?
- Acta de recibo: deja constancia de que la obra se recibe y desde cuándo. Si hay detalles por corregir, se anotan en una lista de pendientes con plazo, en vez de dejar de recibir toda la obra por un enchape.
- Acta de entrega de documentos: relaciona los planos, manuales, certificados y garantías que se entregaron.
- Acta de liquidación: hace el balance final de lo contratado, lo ejecutado, las obras adicionales, lo pagado y los saldos. Cierra las cuentas para las dos partes.
En los contratos estatales de obra la liquidación es obligatoria, y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 fija los plazos para hacerla, de mutuo acuerdo o de forma unilateral. Entre particulares no hay un trámite fijo, pero un acta de cierre firmada evita discusiones años después. Lo ideal es que todo esto quede previsto desde el comienzo, como explicamos en qué debe tener un contrato de obra.
¿Qué certificados y garantías deben quedar?
- Instalaciones eléctricas: la declaración de cumplimiento del Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas (RETIE), del Ministerio de Minas y Energía, firmada por quien construyó la instalación y, cuando el reglamento lo exige, el dictamen de un organismo de inspección acreditado. Guárdelos: se los pueden pedir para conectar el servicio definitivo o en una inspección.
- Ensayos de laboratorio: resultados de resistencia del concreto y pruebas de presión de tuberías, cuando se hicieron. Son la prueba de que lo que no se ve quedó bien hecho.
- Garantías de fabricantes: de impermeabilizantes, bombas, calentadores, ventanería y demás equipos, con sus facturas.
- Póliza de estabilidad y calidad de la obra: si se pactó, con su vigencia contada desde el recibo. La explicamos en pólizas de un contrato de obra.
- Certificado técnico de ocupación: en las edificaciones que, según la Ley 1796 de 2016, requieren supervisión técnica independiente, por regla general las de más de 2.000 metros cuadrados de área construida. Lo expide el supervisor técnico, bajo juramento, antes de que la edificación se ocupe.
Además, la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) fija para los bienes inmuebles una garantía legal de estabilidad de la obra por diez años y de un año para los acabados. Si aplica o no a su contrato depende de cada caso; si tiene dudas, consúltelo con un abogado.
¿Cómo recibir la obra sin quedarse con problemas?
Haga un recorrido completo con el residente de obra. Abra todas las llaves y deje correr el agua, pruebe desagües y sifones, prenda cada luz y cada toma, abra y cierre puertas y ventanas y, si puede, revise la cubierta después de un aguacero. Anote todo en la lista de pendientes con fecha de corrección, tome fotos y guarde los documentos en una carpeta física y otra digital.
No firme el recibo final con pendientes que no estén escritos, y tampoco deje de recibir una obra terminada por un detalle menor: para eso existe la lista de pendientes. Si su edificación tiene mucho uso, como un colegio, una clínica o la sede de una empresa, piense desde ya en quién la va a mantener; es el trabajo de nuestra línea de mantenimiento de edificaciones.
Preguntas frecuentes
¿Puedo exigir los planos récord si no estaban en el contrato?
Puede pedirlos, pero exigirlos es más difícil si no se pactaron. Por eso conviene incluirlos en el contrato desde el comienzo, indicando cómo se entregan (impresos y en archivo digital). Hacerlos toma horas de trabajo, y un constructor serio los tiene en cuenta en su precio.
¿Los planos récord son los mismos de la licencia?
No. Los planos de la licencia son los que aprobó el curador urbano o la autoridad municipal antes de construir; los récord reflejan lo que finalmente se construyó, con los cambios hechos en obra. Conviene guardar los dos juegos.
¿Qué hago si aparece un daño después de recibir la obra?
Avísele al constructor por escrito, con fotos y fecha, lo antes posible. Si el daño viene de cómo se construyó y hay póliza de estabilidad vigente, esa comunicación es el primer paso para hacerla efectiva. Evite reparaciones de fondo antes de que el constructor o la aseguradora lo revisen.
¿Cuánto tiempo debo guardar la documentación de la obra?
Mientras exista la edificación. Los planos récord y el manual sirven para cada reparación, ampliación o venta futura, y las garantías y pólizas, durante su vigencia. Guarde una copia digital fuera de la propiedad.